Verlieren Sie keine Anfragen mehr an langsame Nachfassung.Stop losing leads to slow follow-ups.

Nein. Ich arbeite mit dem, was Sie haben — HubSpot, Pipedrive, Bexio, Salesforce oder auch einer Excel-Liste; andere Systeme klären wir vorab. Wenn Sie noch gar kein CRM haben, richte ich ein kostenloses CRM ein (z. B. HubSpot Free; bei Gesundheits- oder Mandatsdaten ein in der Schweiz oder bei Ihnen gehostetes System) — die Einrichtung ist im Pilot enthalten.

No. I work with what you have: HubSpot, Pipedrive, Bexio, Salesforce or even a spreadsheet; other systems are checked up front. If you have no CRM at all, I set up a free one (e.g. HubSpot Free; for health or client-privileged data, a system hosted in Switzerland or on your premises); the setup is included in the pilot.

Das entscheiden Sie. Ich empfehle eine kurze Kennzeichnung («automatisch erstellt, geprüft von …»). Inhaltlich sind die Antworten in Ihrem Ton, beziehen sich auf die konkrete Anfrage und werden anfangs von Ihnen freigegeben. Was die KI nicht sicher weiss, fragt sie nach oder übergibt an Sie. Wer eine Offerte will, bekommt sie von einem Menschen.

That is your call. I recommend a short disclosure ("generated automatically, reviewed by …"). In substance, replies are in your tone, refer to the actual request and are approved by you at first. What the AI is not sure about, it asks or hands to you. Anyone who wants a quote gets it from a person.

Nur die Anfrage, die gerade bearbeitet wird, und die dafür nötigen Stammdaten: Ihre Leistungen, Öffnungszeiten, Antwortvorlagen, der CRM-Eintrag zur Person. Keine Buchhaltung, keine Mandantenakten, kein Zugriff auf andere Postfächer. Welche Felder genau fliessen, dokumentieren wir im Workshop.

Speicherung beim KI-Anbieter: keine, wo Zero-Data-Retention vertraglich zugesichert ist (z. B. Mistral EU); bei Azure OpenAI gilt ohne bewilligte Ausnahme eine Missbrauchsprüfung von bis zu 30 Tagen; für Anthropic über Google Vertex oder AWS legen wir die Aufbewahrungsregeln des gewählten Anbieters im Workshop offen, bevor Sie sich entscheiden. WhatsApp-Nachrichten laufen über Meta (USA); Nachfassen per WhatsApp nur mit freigegebenen Vorlagen und Opt-in.

Für Gesundheitsdaten (besonders schützenswerte Personendaten, Art. 5 lit. c DSG) und Mandate unter Berufsgeheimnis (Art. 321 StGB) (Praxen, Kanzleien, Revisionsstellen): kein WhatsApp, kein US-gehostetes CRM, Modell nur auf Ihrem Server oder bei einem Schweizer Hoster — Azure OpenAI Schweiz nur mit bewilligter Ausnahme von der Missbrauchsprüfung (Zero Data Retention); der Umfang wird vor dem Workshop schriftlich festgelegt.

Only the inquiry being handled and the reference data needed for it: your services, opening hours, reply templates, the CRM record for that person. No accounting, no client files, no access to other mailboxes. Exactly which fields flow is documented in the workshop.

Retention at the AI provider: none where zero data retention is contractually guaranteed (e.g. Mistral EU); with Azure OpenAI, abuse monitoring of up to 30 days applies unless an exemption is approved; for Anthropic via Google Vertex or AWS we disclose the chosen provider's retention terms in the workshop before you decide. WhatsApp messages pass through Meta (USA); WhatsApp follow-ups only with approved templates and opt-in.

For health data (sensitive personal data, Art. 5 lit. c FADP) and engagements under professional secrecy (Art. 321 Swiss Criminal Code) (clinics, law firms, auditors): no WhatsApp, no US-hosted CRM, model only on your server or with a Swiss host — Azure OpenAI Switzerland only with an approved exemption from abuse monitoring (zero data retention); the scope is fixed in writing before the workshop.

Über die offiziellen Schnittstellen. Microsoft 365: eine App-Berechtigung (Microsoft Graph), per Application Access Policy auf das Anfrage-Postfach eingeschränkt — lesen, Entwürfe erstellen, senden. Die App wird in Ihrem eigenen Microsoft-365-Tenant registriert; das Geheimnis liegt bei Ihnen, ich erhalte keine Admin-Rechte. Google Workspace: OAuth-Freigabe durch das Anfrage-Postfach selbst, keine domänenweite Delegation. Kein Passwort von Ihnen; die Berechtigung vergeben Sie in Ihrer Admin-Konsole und können sie dort jederzeit widerrufen.

Through the official interfaces. Microsoft 365: an application permission (Microsoft Graph) restricted to the inquiry mailbox by an Application Access Policy — read, create drafts, send. The app is registered in your own Microsoft 365 tenant; the secret stays with you, and I receive no admin rights. Google Workspace: OAuth consent granted by the inquiry mailbox itself, no domain-wide delegation. No password from you; you grant the permission in your admin console and can revoke it there at any time.

Quellcode, Konfiguration und Dokumentation werden Ihnen übergeben, mit unbefristetem, uneingeschränktem Nutzungs-, Änderungs- und Weitergaberecht; meine vorbestehenden Bausteine bleiben bei mir und sind darin mitlizenziert. Betrieb durch mich ist optional.

Source code, configuration and documentation are handed over with a perpetual, unrestricted right to use, modify and pass on; my pre-existing components remain mine and are licensed to you as part of it. Operation by me is optional.

Die Automatisierung läuft ohne mich weiter. Fällt sie aus oder wollen Sie sie beenden, schalten Sie sie mit einem Klick ab: Ihr Anfrage-Postfach wird dann wieder manuell bearbeitet, wie vorher, ohne Datenverlust. Quellcode, Konfiguration und Dokumentation liegen bei Ihnen, die Zugänge sind in Ihrem eigenen Microsoft-365- bzw. Google-Konto und Ihrem CRM vergeben und jederzeit widerrufbar — ich habe keine Admin-Rechte. Der Betrieb ist optional und monatlich kündbar; die Lösung ist so dokumentiert, dass Ihre IT oder ein anderer Entwickler sie übernehmen kann.

The automation keeps running without me. If it breaks, or you want to stop it, you switch it off with one click: your inquiry mailbox is simply handled manually again, as before, with no data loss. Source code, configuration and documentation stay with you, and the credentials are granted in your own Microsoft 365 or Google account and your CRM and can be revoked at any time — I hold no admin rights. Managed operation is optional and cancellable monthly, and the solution is documented so that your IT or another developer can take it over.

Ab Tag 1 des Piloten. Die Vergleichsbasis rekonstruieren wir im Workshop aus den Zeitstempeln von Postfach und Kalender der vier Wochen davor und vergleichen pro Woche. Antwortzeit und vereinbarte Termine werden ab Tag 1 gemessen; die Nachfass-Quoten (2, 5 und 10 Tage) berichte ich für alle Offerten, deren Nachfass-Fenster noch innerhalb der Pilotphase endet. Die Zahlen gehören Ihnen.

From day 1 of the pilot. The baseline is reconstructed in the workshop from mailbox and calendar timestamps of the four weeks before, compared week by week. Response time and booked appointments are measured from day 1; the follow-up rates (2, 5 and 10 days) are reported for every quote whose follow-up window still ends inside the pilot period. The numbers are yours.

Analyse und Workshop lassen sich in der Regel innerhalb von zwei Wochen terminieren; der Aufbau dauert ein bis zwei Wochen, der Pilot zwei Wochen. Vom ersten Gespräch bis zum Pilotstart und damit zu den ersten Messwerten rechnen Sie mit drei bis vier Wochen, bis zur abgeschlossenen Pilotmessung mit fünf bis sechs Wochen.

The assessment and the workshop can usually be scheduled within two weeks; the build takes one to two weeks, the pilot two weeks. From the first conversation to the pilot start — and therefore the first measured results — plan for three to four weeks; for the completed pilot measurement, five to six.

Im Workshop legen wir vorher schriftlich fest, welche Zahl sich um wie viel bewegen muss. Ob sie es tut, sehen Sie dann in den Zahlen, nicht in meiner Einschätzung. Offen gesagt: Eine Geld-zurück-Garantie gebe ich nicht — das Honorar für Workshop und Pilot ist bezahlt, auch wenn die Zielzahl verfehlt wird. Quellcode, Dokumentation und die Messung bleiben bei Ihnen — mit unbefristetem, uneingeschränktem Nutzungs-, Änderungs- und Weitergaberecht — und es gibt keine Folgeverpflichtung: Betrieb ist optional und monatlich kündbar. Das Risiko begrenzen wir vorher, nicht nachher — die Gratis-Analyse und der Workshop sind genau dafür da, einen Pilot abzusagen, der sich nicht lohnt.

In the workshop we agree in writing beforehand which number has to move and by how much. Whether it does, you see in the numbers, not in my opinion. Plainly: I do not offer a money-back guarantee — the fee for the workshop and the pilot is paid even if the target is missed. You keep the source code, documentation and the measurement — with a perpetual, unrestricted right to use, modify and pass on — and there is no follow-on obligation: operation is optional and cancellable monthly. The risk is limited before, not after — the free assessment and the workshop exist precisely to call off a pilot that would not pay.

Nein — siehe Preise. Die Konten laufen auf Ihren Namen, Sie sehen die Rechnung des Anbieters direkt; im Workshop wird die Grössenordnung beziffert.

No — see Pricing. The accounts are in your name, so you see the provider's invoice directly; the workshop puts a figure on it.